Kho hàng là trái tim của công ty bạn. Khi hoạt động đúng cách, nó có thể tăng lợi nhuận, giảm chi phí tổng thể và khiến khách hàng của bạn hài lòng. Tuy nhiên, để đạt được điều đó, bạn cần thiết lập một chiến lược được hoạch định tốt để tăng năng suất của kho hàng đồng thời giảm chi phí.
Bạn có thể dễ dàng rơi vào tình trạng chi quá nhiều tiền vào những thứ mà doanh nghiệp của bạn không thực sự cần để cố gắng theo kịp đối thủ. Hoạt động kho hàng không hiệu quả có thể dễ dàng gây ra sự bất tiện và thời gian chờ đợi lâu, đây là một trong những lý do lớn nhất khiến khách hàng ngừng mua hàng của bạn.
Bạn đang băn khoăn làm thế nào để giảm chi phí kho của bạn? Có một số điều bạn có thể làm để cải thiện hiệu quả kho hàng của mình, chi tiêu ít hơn và kiếm được nhiều tiền hơn.
1. Tối ưu hóa việc lưu trữ kho
Ngày nay, ngày càng có nhiều người tiêu dùng mua sắm trực tuyến, điều đó đồng nghĩa với việc nhu cầu về nguồn cung cấp cũng như nhu cầu mở rộng hàng tồn kho và không gian lưu trữ ngày càng tăng. Hơn nữa, một nghiên cứu được thực hiện vào năm 2018 đã chỉ ra rằng ngày càng có nhiều khách hàng yêu cầu các sản phẩm được tùy chỉnh để phù hợp với nhu cầu chính xác của họ.
Số lượng mẫu mã sản phẩm nhiều hơn có nghĩa là sẽ có nhiều hàng tồn kho hơn được thêm vào kho của bạn. Điều này cuối cùng có thể có nghĩa là bạn sẽ cần nhiều dung lượng lưu trữ hơn. Tuy nhiên, việc mở rộng không phải lúc nào cũng dễ dàng. Vì vậy, thay vì tăng diện tích nhà kho, hãy cố gắng tận dụng tốt hơn không gian theo chiều dọc của bạn.
Lối đi có thể là một cách tuyệt vời để giúp nhân viên và máy móc của bạn điều hướng dễ dàng hơn. Sản phẩm có thể được phát hiện trong kho của bạn càng nhanh thì sản phẩm sẽ được tải để phân phối càng nhanh. Để quá trình này diễn ra suôn sẻ nhất có thể, cách tốt nhất của bạn là tìm hiểu kích thước của các máy móc và xe nâng khác nhau thường được sử dụng cho từng loại sản phẩm.
Sắp xếp hàng tồn kho của bạn theo kích thước lối đi cần thiết để máy móc tiếp cận sản phẩm. Kiểm tra không gian của bạn và nếu có thể, hãy giảm thiểu chiều rộng của các lối đi không hiệu quả.
Giá đỡ là cách tốt nhất để tối ưu hóa không gian lưu trữ và lưu trữ hàng tồn kho của bạn một cách an toàn. Giá đỡ hẹp và cao là loại được sử dụng phổ biến nhất. Chúng có thể là một giải pháp tuyệt vời để tăng diện tích cho pallet.
Cho dù bạn chọn phương án nào, đừng quên yếu tố an toàn – sử dụng hệ thống giá đỡ phù hợp với loại hàng tồn kho bạn có.
2. Kiểm tra làn đường và tuyến đường
Việc lấy đơn hàng và vận chuyển đến trạm đóng gói có thể mất rất nhiều thời gian trong nhà kho. Nhân viên của bạn có thể phải đi bộ hàng trăm dặm mỗi ngày, dẫn đến thời gian thực hiện đơn hàng lâu hơn. Vì vậy, khi bạn đang chi quá nhiều tiền cho nhân viên của mình, bạn nên tối ưu hóa công việc họ làm hàng ngày.
Một trong những cách tốt nhất để cắt giảm chi phí là tối ưu hóa các tuyến đường và làn đường trong kho của bạn để giúp nhân viên của bạn di chuyển nhanh hơn dễ dàng hơn. Tốc độ lấy hàng và đóng gói đơn hàng sẽ tùy thuộc vào vị trí của từng sản phẩm. Vì lý do đó, tốt nhất bạn nên lưu trữ các mặt hàng gần mục tiêu cuối cùng của chúng.
Kiểm tra số liệu thống kê về kho của bạn để biết những mặt hàng được mua thường xuyên nhất và xem những sản phẩm nào thường được bán cùng nhau. Sắp xếp và di chuyển chúng đến các giá đỡ gần trạm đóng gói nhất của bạn.
Khi phát triển, bạn có thể kết hợp các kỹ thuật lấy hàng nâng cao cũng như hệ thống quản lý kho hàng (WMS) để phân tích và tối ưu hóa các tuyến lấy hàng của mình. Bạn thậm chí có thể biến mỗi lối đi thành một tuyến đường một chiều.
Một số công cụ phân tích nhất định có thể giúp bạn giao đơn hàng hiệu quả hơn cho người lấy hàng, chỉ cho họ lộ trình tốt nhất qua kho để nhận đơn hàng và giúp họ hiểu cách những người lấy hàng khác di chuyển xung quanh.
Điều này có thể giúp ích rất nhiều cho doanh nghiệp của bạn vì nó có thể giảm đáng kể thời gian đi lại không cần thiết.
3. Tận dụng hiệu quả năng lượng với đèn LED
Giống như hầu hết các tòa nhà công nghiệp lớn, hoạt động kho bãi đòi hỏi nhiều năng lượng. Nếu không gian làm việc của bạn không được chiếu sáng đúng cách, nó có thể ảnh hưởng đáng kể đến hiệu suất trong kho của bạn và gây ra rủi ro về an toàn. Bất kể chức năng chính của khu vực là lấy hàng, đóng gói, lưu trữ hoặc vận chuyển, ánh sáng thích hợp có thể cải thiện tầm nhìn của nhân viên và độ chính xác của công việc đang được thực hiện. Hơn nữa, ánh sáng hiệu quả cũng có thể giảm thiểu chi phí vận hành và ảnh hưởng tích cực đến lợi nhuận kinh doanh của bạn.
Có nhiều điều bạn có thể làm để giảm mức tiêu thụ năng lượng trong kho của mình và do đó tiết kiệm hóa đơn tiền điện.
Nhiều doanh nghiệp trên thế giới vẫn lắp đặt đèn halogen kim loại trong kho của họ. Những loại đèn này trở nên phổ biến do ánh sáng chất lượng cao. Tuy nhiên, họ có nhược điểm của họ. Chúng cần thời gian khởi động lâu hơn, nghĩa là không thể bật và tắt khi cần thiết. Đây là lý do tại sao, trong hầu hết các trường hợp, họ phải làm việc trong thời gian dài. Vì các nhà kho sử dụng nhiều đèn cho hoạt động của mình nên điều này có thể ảnh hưởng đáng kể đến hóa đơn tiền điện của công ty.
Một giải pháp đơn giản nhưng rất mạnh mẽ để giảm tiêu thụ năng lượng trong nhà kho là lắp đặt Đèn LED High Bay. Đèn LED là giải pháp tiết kiệm năng lượng nhất trên thị trường hiện nay nhờ các tính năng vượt trội của chúng. Đèn LED có thể được bật và tắt ngay lập tức theo nhu cầu của bạn, giúp bạn tiết kiệm tiền trên hóa đơn tiền điện.
Kết hợp với đèn LED, việc lắp đặt cảm biến chiếm chỗ hoặc cảm biến chỗ trống sẽ chỉ phát ra ánh sáng khi cần thiết là điều hợp lý. Cảm biến chiếm chỗ tự động bật và tắt khi phát hiện chuyển động. Cảm biến chỗ trống cần phải được bật thủ công. Tuy nhiên, chúng sẽ tự động tắt nếu không phát hiện thấy chuyển động trong phòng sau một thời gian nhất định.
Có rất nhiều sự di chuyển trong kho với lượng người ra vào liên tục và cảm biến là một cách hiệu quả để kiểm soát chi phí chiếu sáng.
Mặc dù có nhiều chi phí trả trước khác nhau khi lắp đặt đèn LED, nhưng việc chiếu sáng nhà kho hiệu quả này sẽ giúp doanh nghiệp của bạn tiết kiệm tiền về lâu dài cho cả chi phí thay thế và năng lượng. Đèn LED có tuổi thọ cao hơn nhiều so với đèn halogen kim loại. Một bóng đèn LED có tuổi thọ bằng nhiều bóng đèn halogen kim loại, điều đó có nghĩa là bạn cũng sẽ tiết kiệm chi phí bảo trì bằng cách chuyển sang sử dụng đèn LED. Nếu bạn đang cân nhắc việc cập nhật bóng đèn của mình bằng đèn LED, thì hãy bắt đầu bằng bến tải, bãi đỗ xe và biển báo lối ra trong kho của bạn.
Đảm bảo xem xét và kiểm tra hệ thống chiếu sáng của bạn thường xuyên. Nhu cầu và yêu cầu về kho hàng có thể thay đổi theo thời gian, thậm chí còn thay đổi nhiều hơn trong thời đại này khi mua sắm trực tuyến và giao hàng tận nhà đã trở thành điều bình thường mới. Hiệu quả và an toàn của kho luôn đi đôi với nhau và việc lắp đặt hệ thống chiếu sáng kho hiệu quả cao là một cách tuyệt vời để thực hiện những cải tiến đáng kể.
Tìm hiểu thêm về đèn LED nhà kho
4. Cải thiện độ kín khí
Trong các tòa nhà công nghiệp lớn, việc đóng mở cửa liên tục dễ dẫn đến thất thoát nhiệt. Vì lý do cụ thể này, việc cải thiện độ kín khí trong kho của bạn và sử dụng hiệu quả các lối ra vào là một cách tuyệt vời để giảm chi phí năng lượng.
Để làm cho nhà kho của bạn tiết kiệm năng lượng hơn, trọng tâm chính phải là bến cảng. Khi xe tải và xe cộ đến và rời khỏi tòa nhà cùng với hàng hóa, các bến cảng thường được để mở.
Khi nói đến khoang chứa xe tải, hãy chú ý đến lớp đệm hoặc lớp chống chịu thời tiết xung quanh việc mở cửa khoang. Thường xuyên bảo trì để đảm bảo xe tải kín sát vịnh nhằm giảm thiểu sự xâm nhập của không khí từ bên ngoài. Nơi trú ẩn hoặc con dấu ở bến tàu có thể được lắp đặt để hỗ trợ việc này.
Lắp đặt cửa tự động có cảm biến là một cách tuyệt vời để ngăn cửa giao hàng mở lâu hơn mức cần thiết. Bên cạnh việc giảm lượng không khí nóng/lạnh có thể thoát ra khỏi kho của bạn, cửa tự động còn mang lại hiệu quả cao hơn cho nhân viên.
Mặt khác, nếu hoạt động kho hàng của bạn yêu cầu cửa phải mở hầu hết thời gian trong ngày, thì điều thông minh nhất nên làm là lắp đặt rèm chắn gió. Giải pháp thiết thực này có thể ngăn không khí nóng/lạnh di chuyển từ khu vực này sang khu vực khác.
5. Bảo trì máy móc của bạn và sử dụng chúng một cách thông minh
Thiết bị bạn sử dụng trong kho của mình có thể tốn rất nhiều tiền. Việc chờ đợi quá lâu để thực hiện kiểm tra và bảo trì thường xuyên có thể dẫn đến các vấn đề về chi phí và hiệu quả không cần thiết. Vì lý do đó, điều quan trọng nhất là phải thường xuyên kiểm tra máy móc của bạn để đảm bảo chúng sẽ hoạt động như mong đợi và không gây ra bất kỳ sự gián đoạn nào tại nơi làm việc.
Bên cạnh việc giảm thời gian ngừng hoạt động, việc bảo trì thiết bị thường xuyên cũng có thể giảm nguy cơ chấn thương cho nhân viên. Nhân viên của bạn là tài sản quý giá nhất và không thể thay thế. Sản phẩm cuối cùng có thể được đặt hàng lại hoặc sửa chữa, khách hàng có thể đợi nếu cần, nhưng sức khỏe và tinh thần của nhân viên phải được đặt lên hàng đầu trong danh sách ưu tiên của bạn. Nếu bạn có thể ngăn chặn dù chỉ một thương tích trong kho của mình thì điều đó cũng đáng giá.
Hơn nữa, có một số cách khác để bạn có thể tiết kiệm tiền mà không cần hạ thấp tiêu chuẩn của mình.
Ví dụ: nếu có thể, bạn có thể sử dụng từng thiết bị để thực hiện nhiều hơn một nhiệm vụ. Sẽ đắt hơn nhiều nếu chạy và vận hành với hai máy khác nhau nếu một máy có thể hoàn thành cả hai công việc.
Bạn cũng có thể cân nhắc việc thuê bất kỳ thiết bị nào mà thỉnh thoảng bạn chỉ sử dụng. Đây có thể là một giải pháp tiết kiệm chi phí hơn là máy của bạn không hoạt động trong thời gian dài. Tương tự, bạn cũng nên xem xét chi phí thuê so với việc mua các máy móc cần thiết.
6. Nâng cấp công nghệ vận chuyển trong kho của bạn
Việc tăng hiệu quả hoạt động của bạn thường đòi hỏi phải có công nghệ phù hợp cho công việc. Việc cải thiện tốc độ thực hiện đơn hàng và độ chính xác của đơn hàng trong hầu hết các trường hợp có liên quan chặt chẽ đến cách giao hàng và xác minh đơn hàng.
Công nghệ vận chuyển cung cấp một cách thuận tiện để cập nhật và kiểm tra đơn hàng trong khi nhân viên của bạn chọn và đóng gói chúng. Đó là một trong những khoản đầu tư thông minh nhất mà bạn có thể thực hiện cho doanh nghiệp của mình.
Bên cạnh máy quét mã vạch, nhóm của bạn cũng có thể sử dụng máy tính bảng và điện thoại thông minh có phần mềm WMS để nhận đơn đặt hàng và xác định lộ trình lấy hàng tốt nhất. Với sự trợ giúp của Wi-Fi, nhân viên của bạn có thể ở bất kỳ đâu trong kho của bạn mà vẫn nhận được đơn đặt hàng.
Ngày nay, hầu hết các công nghệ kho di động này đều có thiết kế tiện dụng. Bên cạnh việc giúp nhân viên tránh bị căng thẳng và tránh bị thương, chúng còn có thể thực hiện nhiều chức năng khác nhau. Những phần này cũng có thể được trang bị máy quét RFID, máy ảnh và màn hình cảm ứng.
Nâng cấp công nghệ kho hàng của bạn có thể giảm thiểu tỷ lệ lỗi lấy hàng tới 67% so với các phương pháp thủ công. Điều đó có thể giúp tiết kiệm chi phí rất lớn nếu bạn tính toán số tiền bạn sẽ chi tiêu để xử lý việc trả lại đơn hàng, vận chuyển, nhân công, v.v.
Có nhiều cách để khiến công nghệ có ích cho bạn. Nếu bạn chưa có hệ thống quản lý kho đặc biệt thì đã đến lúc bạn triển khai hệ thống này. Việc có sẵn thông tin và chi tiết cụ thể quan trọng có thể giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian và tránh đau đầu, đồng thời có thể giúp bạn tìm thấy bất kỳ thứ gì bạn cần đơn giản hơn nhiều.
7. Kiểm tra bao bì sản phẩm của bạn
Nhiều công ty xem việc đóng gói là một chi phí cần thiết phải được đáp ứng. Suy cho cùng, bao bì sản phẩm có thể nói lên nhiều điều về công ty của bạn. Bên cạnh việc bảo vệ sản phẩm của bạn, nó còn có thể mang thương hiệu của bạn và đó thường là điều đầu tiên khách hàng nhìn thấy khi họ nhận được đơn đặt hàng.
Tuy nhiên, ở nhiều kho hàng có rất nhiều lãng phí trong việc thực hiện đơn hàng. Khi bán các loại sản phẩm khác nhau, các đội khác nhau phải chuẩn bị sản phẩm để vận chuyển. Đôi khi, quy trình này có thể yêu cầu đóng gói cụ thể hoặc thậm chí loại bỏ bao bì.
Để giảm chi phí kho bãi, hãy kiểm tra hoạt động đóng gói của bạn để xem liệu có cách nào để giảm thiểu số lượng hộp, kích thước hộp và nhiều vật liệu khác được sử dụng để đóng gói sản phẩm để bán hay không. Kiểm tra kỹ với các nhà cung cấp của bạn để xem liệu có bất kỳ cơ hội nào để có quy trình đóng gói xanh hơn hay không.
Trong quá trình xem xét, bạn có thể nhận ra rằng nhân viên của mình sử dụng quá nhiều nguyên liệu, do đó làm tăng chi phí xử lý và vận chuyển. Tương tự, bạn cũng nên đảm bảo rằng nhân viên của mình không sử dụng quá ít vật liệu đóng gói cần thiết. Điều này có thể dẫn đến hư hỏng sản phẩm và khách hàng trả lại, điều này sẽ khiến bạn tốn nhiều tiền hơn.
8. Cung cấp cho khách hàng nhiều lựa chọn nhận hàng và giao hàng hơn
Bạn có thể giảm đáng kể chi phí kho bãi và chuyển gánh nặng tồn kho bằng cách chuyển các sản phẩm bạn cung cấp xuống các nhà bán lẻ. Một số công ty bán lẻ lớn nhất thế giới như Target đã chuyển hàng tồn kho sang các cửa hàng bán lẻ.
Nếu doanh nghiệp của bạn có các địa điểm bán lẻ nơi bạn có thể thực hiện quá trình thực hiện đơn hàng, bạn luôn có thể cho phép khách hàng lựa chọn nhận hàng tại địa phương và giúp bạn thoát khỏi nghĩa vụ giao hàng của họ. Như tôi đã đề cập ở trên, Target tuyên bố rằng khoảng 15% đơn đặt hàng mua sắm trực tuyến của họ được đánh dấu để nhận hàng tại cửa hàng tại địa phương.
Nếu công ty của bạn không có địa điểm thực tế, bạn luôn có thể xem xét Amazon Fulfillment. Trung tâm này giúp các nhà bán lẻ và nhà cung cấp cung cấp hàng hóa của họ trên thị trường trong khi sản phẩm của họ đang được kho của Amazon lưu trữ và vận chuyển.
Và đó chưa phải là tất cả – Amazon còn giới thiệu một hình thức mua trực tuyến khác, nhận hàng tại cửa hàng. Với phương pháp này, người tiêu dùng có thể mua sản phẩm trực tuyến và nhận tại Amazon Locker. Sau khi nhận được mã nhận hàng, người mua có ba ngày để nhận hàng tại cửa hàng.
9. Chuẩn hóa quy trình làm việc
Từ khi sản phẩm đến kho cho đến khi rời đi, mỗi hoạt động liên quan đến việc di chuyển sản phẩm đó cần phải có quy trình làm việc được thiết lập trước. Nếu không có một bộ quy tắc nhất định và quy trình làm việc được xác định trước, nhân viên sẽ làm việc theo cách thoải mái nhất hoặc hiệu quả nhất đối với họ. Tuy nhiên, phương pháp ưa thích phù hợp với nhân viên có thể không mang lại lợi nhuận cao nhất cho công ty.
Với sự trợ giúp của quy trình làm việc tự động, bạn có thể dễ dàng đảm bảo mỗi nhân viên đều làm việc theo cùng một tiêu chuẩn. Hơn nữa, bạn có thể theo dõi hiệu suất của từng nhân viên so với các tiêu chuẩn được đặt ra cho khía cạnh đó của quy trình làm việc.
Nếu phát sinh các vấn đề về xử lý đơn hàng có thể ảnh hưởng đến chi phí vận hành thì việc xem xét nhanh có thể phát hiện ra điểm nghẽn trong quy trình làm việc. Nếu đó là vấn đề về hiệu suất, đội ngũ quản lý có thể nói chuyện với nhân viên để khắc phục sự cố và khôi phục quy trình làm việc.
Trước khi bạn làm bất cứ điều gì, hãy nhớ – nhân viên của bạn là trung tâm của công ty và là quy trình làm việc. Với đúng người và đúng quy trình làm việc, bạn có thể dễ dàng giảm chi phí và làm cho nhà kho của mình hiệu quả hơn. Nhân viên của bạn là động lực của kho hàng và bạn phải luôn hướng tới họ bất cứ khi nào bạn muốn tối ưu hóa hiệu quả quy trình làm việc. Luôn đưa ra phản hồi và cho phép nhóm của bạn chỉ cho bạn cách họ nghĩ mỗi nhiệm vụ có thể được cải thiện.
10. Huấn luyện đội của bạn đúng cách
Không có thay đổi nào tôi nói ở trên sẽ giảm chi phí kho bãi và làm cho nó hiệu quả hơn nếu nhân viên của bạn chưa sẵn sàng chấp nhận chúng hoặc thiếu kế hoạch quản lý để làm quen với các nguyên tắc làm việc mới. Khi cố gắng nâng cao hiệu quả kho hàng, hãy cố gắng hết sức để lập kế hoạch và liên lạc với nhóm của bạn nhiều nhất có thể trước, trong và sau khi chuyển đổi hoạt động.
Thông báo cho nhóm của bạn về những gì họ nên mong đợi. Huấn luyện họ về bất kỳ máy móc mới nào và cho họ thấy mọi thứ đang thay đổi như thế nào cũng như điều này sẽ cải thiện hiệu suất của họ như thế nào. Sau một khoảng thời gian nhất định, hãy xem lại chiến lược của bạn cũng như các nguyên tắc và thói quen làm việc mới của họ để đảm bảo rằng họ tuân theo các chính sách mới của bạn. Nếu nhân viên của bạn có bất kỳ câu hỏi nào, hãy cố gắng hết sức để trả lời chúng một cách rõ ràng và chính xác nhất có thể.
Lợi nhuận của bạn phụ thuộc vào những người làm việc trong kho của bạn. Họ sử dụng các thiết bị mới và hệ thống mới, họ cố gắng hết sức để tuân theo các phương pháp mới và có thể có ý tưởng đúng đắn để cải thiện hoạt động của kho hàng.
Hãy đối xử đúng mực với họ và luôn cung cấp cho họ sự giúp đỡ cũng như đào tạo mà họ cần. Suy cho cùng, những nhóm tốt nhất và hiệu quả nhất là những nhóm hài lòng với công việc của mình và được đào tạo bài bản về cách thực hiện đúng cách.
Lời cuối cùng
Mỗi đề xuất được thảo luận ở trên có thể giúp cải thiện hiệu quả kho hàng của bạn. Thực hiện kiểm toán hoạt động kinh doanh của bạn có thể giúp bạn phát hiện ra những điểm nghẽn và phát hiện các cơ hội để giảm chi phí kho bãi.
Khi bạn thực hiện một số biện pháp mới và chi phí của bạn giảm xuống, bạn có thể sử dụng những khoản tiết kiệm này để tài trợ cho những lựa chọn đắt tiền hơn. Mọi thay đổi bạn thực hiện có thể dẫn đến việc khám phá những cách khác để giảm chi phí ở các lĩnh vực khác trong công ty của bạn.
Vào cuối ngày, mỗi doanh nghiệp và mỗi nhà kho đều khác nhau, vì vậy một số ý tưởng và đề xuất có thể không hiệu quả với tất cả mọi người. Tuy nhiên, hãy nhớ rằng mọi biện pháp bạn thực hiện đều có thể mang lại lợi ích tiềm năng lớn về lâu dài.
